エク短について

ホワイト職層の人生を変える超効率化の方法—それは「エク短」!

このブログは”エク短”と言います。

エクセルをはじめとするMicrosoft製品の短技!」の3文字をとったものです。

Microsoft製品とは、ExcelをはじめとするOffice系ツールおよびWindow OSのことです。

そんな環境で業務をされている方は多いかと思いますが、意外と自動化や効率化のためのテクニックを知らない方も多いかと思います。

”エク短”はそんな方々へ自動化、効率化手法をまとめ、お伝えすることで、これまで何時間もかかっていた作業を数分で終わらすような、業務に携わる方の余剰時間を創り出す手助けができればと考えています。

また、プログラミング経験がない初心者の方でもわかりやすく、丁寧に説明をすることを心がけています。

VBAを解説している本やサイトのほとんどはどちらかというと中級者を対象にした内容となっているため、実装手順が省略されていたり、断片的であったり、説明が不十分だったり、有益な情報だったとしても、初心者にとってはどう扱ったらよいかわからない場合があるかと思います。

”エク短”はそんな初心者の方であっても、実装から実行までわかりやすく、またサンプルもコピペで実務へすぐに活かせるような工夫をしています。

”エク短”から断言できることは一つ、
PC操作テクニックを知っている人と知らない人の生産性は天と地の差がある
ということです。

そのことを如実に実感した体験について説明をさせてください。

当時私が携わっていた案件の内容は、ちまたでRPA(Robotic Process Automation)と言われているツールの導入で、人の代わりにロボットたちが仕事を片付け、従業員を単純作業から解放し、余剰創出、経費削減につなげていくといったものです。

私はそんな素晴らしいツールを個人業務で利用できたらと思ったのですが、インストールされているPCが限定されていたり、シナリオを設定するためには別ライセンスが必要であったり、利用できてもシナリオ登録の上長承認が必要であったり、そもそも個人利用ができないポリシーであったり、まだまだ敷居が高い状況でした。

しかしやりたいことを並べて考えてみると、Excelをはじめとする作業はOfficeのVBAでも代替できるのでは?と思ったので、一番面倒く感じていた月次報告系資料作成を題材に試行錯誤プログラムを作ってみたところ、簡単なプログラムでRPAで作った場合と同じ動きができました。

そして一定のベースができあがったので今度はさまざまな個人業務へ適用していったところ業務の1~2割程度をボタンポチっとで完了させることができました。

ちょうど社内で就労時間10%の業務以外利用が許可された背景もあり、気が付けば数多くの便利ツールのライブラリが出来上がっていました。

結果、作業時間が短縮され余剰時間、つまりゆとりができたばかりでなく「これからタスクをやらなければいけない」という強迫観念から生じるストレスからも解放されました

そんな体験をしたのちに周囲を見渡すと
ITの会社であるにも関わらずPC操作テクニックを知らない人が多いかなぁと思いました。
さらに非IT系の他の会社ならもっとひどい状況であるのかなぁとも思いました。

そしてもしこのテクニックをホワイト職層に位置する人へ共有したならば所属している部署内で独り勝ちできるばかりでなく組織的に対応したならばとてつもない成果が生まれるのではと思いました。

そんな思いが”エク短”を構築するきっかけとなったというわけとなります。

しかしふと疑問に思いました。
なぜもっと早く気づいてこの効率化対応を行わなかったのだろうか? そしてうちの社員はIT業務に携わっているのにも関わらずなぜ効率化技術を習得しようとしないのであろうか。

答えは

長年業務に携わっていると慣例・慢性化されてしまい、その業務自体に何も疑問を抱かなくなっているためです。

いい例が15年前に作られたExcelの複雑なマクロが組み込まれた管理台帳をご丁寧にもルールを守りつつ今でも非効率と知っておきながらも現場で利用していることです。

理由はなんでしょうか。

それは脳は安易な方へ流れやすく、そして騙すことができるということです。例えば止まっているエスカレータを歩くと違和感を感じませんか?

それは「エスカレータは動くもの」と脳が勝手に決めつけていることが理由です。
それと同じでこの業務は代々続く先輩からの指示でこの手順でこれだけの時間がかかるものなんだと思い込んでしまっているのです。

はい、”エク短”はそんな呪縛をぶち破りたいのです!

そしてそれらを改善できるノウハウやスキルをあなたが持っているとしたら…
そんなイメージを1年後の自分自身に置き換えてみるとどうでしょう。

  • 今より半分以下の労力でタスクをこなしているでしょうか?
  • 新たなスキルを身に着け、新しい分野へチャレンジしているでしょうか?
  • 時間の余裕ができて、家族やプライベートが充実しているでしょうか?
  • そして働き方も変わっているでしょうか?

答えは「できる!!」です。

”エク短”の目指すもの

”エク短”の目指すものは、PC作業の超効率化により仕事の”忙しい~”から解放することであり、みなさんそれぞれの余剰時間を創出し、より人生にゆとりが生まれ、楽しむことができる手助けができればと思っています。

ちまたのRPAについては業務効率化による余剰時間の創出のところまでは一致していますが、その空いた時間を別業務に割り当て、労働者一人あたりの生産性を上げていくもので、個々人の余剰時間を創出することまでは考えていません
(つまりRPA利用で空いた時間は別の仕事をせよということです。)

みなさんは将来、今の倍働いているのと、仕事量が半減して余剰時間があるのとどちらがよいでしょうか。

RPAは便利なツールでありますが、導入する経営者(オーナー)側が喜ぶようにできています。

一方でエク短は、喜ぶのは各個人、つまりみなさんです。

例えば一人で業務をこなさなければならないとき、個人事業となり自分しか頼れないとき、配属先が全くの未経験業務であるとき、社会人になると個人の能力が問われる場面がいくつかあるかと思います。

そんな時に誰よりも早く多く正確に仕事をこなすことができる強力なスキルをもっているとしたら、どんなに心強いでしょうか。

エク短はそんな存在になっていければと思っています。