エク短について

ホワイト職層の人生を変える超効率化の方法—それは「エク短」!

このブログは”エク短”と言います。「エクセレントな短技を身に着けよう」の3文字をとったものです。

ExcelをはじめとするOffice系ツールおよびWindow OS上の自動化手法をまとめたサイトで、プログラミング経験がない初心者でも簡単かつ即座に仕事へ活かせるような内容となっており、使用するだけでこれまで1時間かかっていた作業が1分で終わらすなど時短が可能となります。

断言できることは一つ、PC操作テクニックを知っている人と知らない人の生産性は天と地の差があるということです。

そのことを如実に実感した体験について説明をさせてください。

当時私が携わっていた案件の内容は、ちまたでRPA(Robotic Process Automation)と言われているツールの導入で、人の代わりにロボットたちが仕事を片付け、従業員を単純作業から解放し、余剰創出、経費削減につなげていくといったものです。

私はそんな素晴らしいツールを個人業務で利用できたらと思ったのですが、インストールされているPCが限定されていたり、シナリオを設定するためには別ライセンスが必要であったり、利用できてもシナリオ登録の上長承認が必要であったり、そもそも個人利用ができないポリシーであったり、まだまだ敷居が高い状況でした。

しかしやりたいことを並べて考えてみると、ExcelをはじめとするOfficeのVBAでも代替できるのでは?と思ったので、一番面倒く感じていた月次報告系資料作成を題材に試行錯誤プログラムを作ってみたところ、簡単なプログラムでRPAで作った場合と同じ動きができました。

そして一定のベースができあがったので今度はさまざまな個人業務へ適用していったところ業務の1~2割程度をボタンポチっとで完了させることができました。

ちょうど社内で某企業をまねした就労時間10%の業務以外利用が許可された背景もあり、気が付けば数多くの便利ツールのライブラリが出来上がっていました。

結果、作業時間が短縮され余剰時間、つまりゆとりができたばかりでなく「これからタスクをやらなければいけない」という強迫観念から生じるストレスからも解放されました

そんな体験をしたのちに周囲を見渡すとITの会社であるにも関わらずPC操作テクニックを知らない人が多いかなぁと、さらに非IT系の他の会社ならもっとひどい状況であるのかなぁと思いました。

そしてもしこのテクニックをホワイト職層に位置する人へ共有したならば所属している部署内で独り勝ちできるばかりでなく組織的に対応したならばとてつもない効果が生まれるのではとも思いました。

そんな思いが”エク短”を構築するきっかけとなったというわけとなります。

しかしふと疑問に思いました。「なぜもっと早く気づいてこの効率化対応を行わなかったのだろうか? そしてうちの社員はIT業務に携わっているのにも関わらずなぜテクニックを習得しようとしないのであろうか。

答えは長年業務に携わっていると慣例・慢性化されてしまい、その業務自体に何も疑問を抱かなくなっている自分がいるためです。

いい例が15年前に作られたExcelの複雑なマクロが組み込まれた管理台帳をご丁寧にもルールを守りつつ今でも非効率と知っておきながらも現場で利用していることです。

理由はなんでしょうか。

それは脳は安易な方へ流れやすく、そして騙すことができるということです。例えば止まっているエスカレータを歩くと違和感を感じませんか?

それは「エスカレータは動くもの」と脳が勝手に決めつけていることが理由です。それと同じでこの業務は代々続く先輩からの指示でこの手順でこれだけの時間がかかるものなんだと思い込んでしまっているのです。

そんな思い込みという呪縛がとれた状態で他の業務を見渡すことができたらどうでしょうか?
きっと改善できる余地があっちにもこっちにもあることに気付くはずです。

はい、”エク短”はそんな呪縛をぶち破りたいのです!

そしてそれらを改善できるノウハウやスキルをあなたが持っているとしたら…
そんなイメージを1年後の自分自身に置き換えてみるとどうでしょう。

  • 今より半分以下の労力でタスクをこなしているでしょうか?
  • 新たなスキルを身に着け、新しい分野へチャレンジしているでしょうか?
  • 時間の余裕ができて、家族やプライベートが充実しているでしょうか?
  • そして働き方も変わっているでしょうか?

答えは「できる!!」です。

 

“エク短”が対象としている業務

“エク短”が対象としている業務はPCのデスクトップ上における、定期的な繰り返し作業と、手順が決まっている定型的な作業の2点となります。 最適な職種についてホランド理論で利用されるキャリア・クラスターをベースに説明します。

図については職種とその構成要素(人、もの、データ、アイデアなど)の関係性を示したものです。

まず構成要素だけでみてみます。 「ひと」は対人的活動であり。働いている人を指します。

「もの」は材料や道具、製造した製品など物理的なもの、「アイデア」は理論、創作、発見、解釈など抽象的なもの、「データ」は記録情報で伝達、整理、解析を行う元の要素となります。

ビジネス活動を行う際は構成要素を単体もしくは組み合わせる形となり、そこからおおよその職種を割り当てることができます。
①「ひと」    :ソーシャルサービス
②「ひと」と「データ」    :管理職、ルーティング職
③「もの」    :技術職
④「もの」と「アイデア」    :研究職
⑤「アイデア」と「ひと」    :クリエーティブ職 “エク短”は「データ」を「ひと」が扱うので、主に②の職種が該当し、管理職、ルーティング職というところからいわゆるホワイトカラー業務職が該当します。

職種および業務内容については以下の通りです。

部門 業務
人事労務部門 人事異動処理、採用・退職処理、時間外管理
経理、財務部門 売掛、買掛、固定資産管理、経費精算処理、決算処理
営業部門 受発注処理、CRM管理、交通経費精算、営業システム報告登録
情報システム部門 ユーザID管理、インフラ資産管理、稼働情報管理、報告資料
マーケティング部門 売上情報収集、市場・競業他社情報収集、分析、報告資料
リスクマネジメント部門 与信情報整理、公開、外部情報収集

近年のRPAは人工知能の採用など高機能化していく傾向があるので今後はクリエイティブ職など人が考え判断しなければならない領域までサポートされていくものと思われます。

一方エク短は主にエクセルの標準機能を利用して業務効率化をおこなっていく考え方なので、RPAのように機能の発展性は望めませんが、やり方次第で個人のニーズに最適化していくことができるので、使い分けていくことが望ましいと考えています。

RPAとは

一方でRPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation, RPA)といい、これまで人が行ってきたPC上の定型的な作業をソフトウエアが代わりに行う取り組みを指します。

具体的には人が行っているPC操作を記録させ、業務タイミングに応じて記録した操作を再生するといったもので、主に表計算ソフトによる集計やERPや関連システム(勤怠、経費精算、人事システム、CRMなどバックオフィス系)のデータ入出力等既存システムでカバーしきれていない間接業務のサポートを行います。

RPAの最大の特徴は、ノンプログラミングによって自動化の設定が可能なことです。

これまではシステム部門へ委託し、要件定義→設計→開発→設計→実装のフローを得る必要がありましたが、スタッフ部門の人でもプログラミングなしで設定が可能となっており、実装までの時間、コストが少なく済みます。

”エク短”とRPAの違い

”エク短”とRPAの違いは以下の通りです。
動かせる環境はWindowsとOfficeで、追加インストールなしでプログラムが実行できる使いやすさがあります。一方RPAはツールのインストール、またはサービスへの接続が必要となります。

ディメリットとしてはプログラミングが必要となります。しかしながらエク短では数十行程度のスクリプトで完結でき、サンプルも豊富ですので、だれでも簡単に習得、利用することができます。

項目 エク短 RPAツール
使用ツール WindowsとOffice、言語はVBA、VBS 各RPAツール
導入費用 無料 各RPAツールのライセンスに応じて必要(1環境50万~)
機能 Excel入出力、IEによるWebアプリケーション連携、Outlookのメール連携。 操作記録、ワークフロー、OCR文字読み込み、画像解析、WindowsGUI操作
設定 プログラミング必要、サンプル利用 不要(GUI操作)
サービス形態 オンプレ オンプレ、SaaS
利用形態 個人利用 個人利用 業務利用

”エク短”の目指すもの

”エク短”の目指すものは、PC作業の超効率化により仕事の”忙しい~”から解放することであり、みなさんそれぞれの余剰時間を創出し、より人生を楽しむことができる手助けを行うことがゴールです。

ちまたのRPAについては業務効率化による余剰時間の創出のところまでは一致していますが、その空いた時間を別業務に割り当て、労働者一人あたりの生産性を上げていくもので、個人の余剰時間を創出することまでは考えていません。(RPA利用で空いた時間は別の仕事をせよということです。)

みなさんは将来、今の倍働いているのと、仕事量が半減して余剰時間があるのとどちらがよいでしょうか。

RPAは便利なツールでありますが、導入すると経営者(オーナー)側が喜ぶようにできています。

一方でエク短は、喜ぶのは各個人、つまりみなさんです。

例えば一人で業務をこなさなければならないとき、個人事業となり自分しか頼れないとき、配属先が全くの未経験業務であるとき、社会人になると個人の能力が問われる場面がいくつかあるかと思います。

そんな時に誰よりも早く多く正確に仕事をこなすことができる強力なスキルをもっているとしたら、どんなに心強いでしょうか。

エク短はそんな存在になっていければと思っています。