【Excel VBA】カンタン!Excelにまとめた連絡先一覧をOutlookの連絡先へ一括反映させる

前回の「【Excel VBA】カンタン!Excelにまとめた連絡先一覧を編集しOutlookの連絡先へ反映させる」の続編として、新規登録分もExcelワークシートへ含めOutlook連絡先へ反映させる方法をご紹介します。



Excel側の連絡先一覧をOutlookの連絡先へ反映する方法について

今回もVBAの実装先はExcelブック側となります。
前回Excelに出力した連絡先一覧を使いますので、準備ができていない方はお手数ですが前回の記事を参考に連絡先一覧を用意してください。

【Excel VBA】カンタン!Outlookの連絡先をExcelワークシートへ取り込む

サンプルシナリオとしては、4ユーザを新規に追加する場合としています。
なお、FullnameとEmail1DisplayNameの値はOutlook側で自動生成されるため、Excel側は空欄でOKです。

今回の処理フローは以下の通りとなります。
第一メールアドレスをキーにして検索し、該当がなければ新規登録する流れとなります。

Excelブック(VBA) → このメアドの人が登録されていなければ登録してね → Outlook 検索するのでちょいまち。
Excelブック ← 連絡先に追加したよ。 ← Outlook 登録できた。

今回Outlookの連絡先を更新するにあたり注意すること

前回と同様に、Outlookの連絡先を更新する際は必ずバックアップを行い、万が一誤った情報に変わってしまった場合に切り戻しが行えるようにしましょう。

Outlook上にて以下の順で操作をするとcsvファイル形式かPST形式で出力することができますのでご参考ください。

「ファイル」>「開く/エクスポート」>「インポート/エクスポート」>「ファイルにエクスポート」>「コンマ区切り値」

「ファイル」>「開く/エクスポート」>「インポート/エクスポート」>「ファイルにエクスポート」>「Outlookデータファイル(PST)」

ではバックアップができたら早速実装をして動かしてみましょう。

Excel VBAからOutlookを操作するための下準備

①まずExcelを起動し、「開発」タブをクリックします。

②VBEの画面が開いたら、メニューから「ツール」>「参照設定」を選択します。

③「Microsoft Outlook XX.X Object Library」を探してチェックボックスにチェックし「OK」をクリックします。

以上です。

VBAを実装する

続いてVBAを実装します。

今回VBAは以下の通りとなります。

Sub Outlookの連絡先を更新する()

    'Outlook用の定義
    Dim olApp As Outlook.Application
    Dim olNamespace As Outlook.Namespace
    Dim olFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim olConItems As Outlook.Items
    Dim olItem As Object
    
    'Excel用の定義
    Dim wbBook As Workbook
    Dim wsSheet As Worksheet
    
    Dim lnContactCount As Long
    
    Dim strDummy As String
    
    Dim Kizonhanei
    
    'Outlook連絡先の既存アイテムへ反映させる場合は"1"を指定してください。
    Kizonhanei = "1"
    
    'スクリーンの更新は行われません。
    Application.ScreenUpdating = False
    
    'Excelのブックとワークシートのオブジェクトを設定します。
    Set wbBook = ThisWorkbook
    Set wsSheet = wbBook.Worksheets(1)

    
    'Outlookオブジェクトを設定し、MAPI名前空間を介してOutlookの連絡先一覧を取得します。
    Set olApp = New Outlook.Application
    Set olNamespace = olApp.GetNamespace("MAPI")
    Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderContacts)
    Set olConItems = olFolder.Items
            
    '取得結果を記述する行番号を指定します。2行目のセルから開始されることになります。
    lnContactCount = 2
    wsSheet.Activate
    
    Dim rc As Integer
    rc = MsgBox("連絡先を更新しますか?", vbYesNo + vbQuestion, "確認")
    
    If rc = vbYes Then

        '連絡先一覧の件数分繰り返す。
        For i = lnContactCount To Cells(1, 1).End(xlDown).Row
            '連絡先のメールアドレスをキーにして連絡先を検索
            Set olItem = olConItems.Find("[Email1Address]='" & Cells(i, 8) & "'")
            
            If TypeName(olItem) = "ContactItem" And Kizonhanei = "1" Then
                    With olItem
                        '連絡先の各項目へ値を代入
                        .CompanyName = Cells(i, 1)
                        .Department = Cells(i, 2)
                        .LastName = Cells(i, 3)
                        .YomiLastName = Cells(i, 4)
                        .FirstName = Cells(i, 5)
                        .YomiFirstName = Cells(i, 6)
                        .FullName = Cells(i, 7)
                        .Email1Address = Cells(i, 8)
                        .Email1DisplayName = Cells(i, 9)
                        .MobileTelephoneNumber = Cells(i, 10)
                    End With
                    'Outlookの連絡先へ保存
                    olItem.Save
           Else
            '連絡先へ登録がなかった場合の処理
            '連絡先オブジェクトをolItemへ設定
            Set olItem = olApp.CreateItem(olContactItem)
                    With olItem
                        '連絡先の各項目へ値を代入
                        .CompanyName = Cells(i, 1)
                        .Department = Cells(i, 2)
                        .LastName = Cells(i, 3)
                        .YomiLastName = Cells(i, 4)
                        .FirstName = Cells(i, 5)
                        .YomiFirstName = Cells(i, 6)
                        .Email1Address = Cells(i, 8)
                        .MobileTelephoneNumber = Cells(i, 10)
                    End With
                    'Outlookの連絡先へ保存
                    olItem.Save
            End If

        Next 
        
        'Sort the rows alphabetically using the CompanyName or FullName as appropriate, and then autofit.
        With wsSheet
            .Range("A2", Cells(2, 6).End(xlDown)).Sort key1:=Range("A2"), order1:=xlAscending
            .Range("A:F").EntireColumn.AutoFit
        End With
                
        'Turn screen updating back on.
        Application.ScreenUpdating = True
        
        MsgBox "Outlook連絡先の反映が完了しました!", vbInformation


    Else
        MsgBox "処理を中断します"
    End If

        'Null out the variables.
        Set olItem = Nothing
        Set olConItems = Nothing
        Set olFolder = Nothing
        Set olNamespace = Nothing
        Set olApp = Nothing
End Sub

実装手順は以下の通りです。今回はExcel側にこのVBAを実装します。
①Excelを新規に開き、「開発」タブをクリックし、「VisualBasic」をクリックします。
もしくはショートカットキー「Alt」+「F11」でもOKです。

②標準モジュールを追加します。
左ペインのVBAProjectを右クリックし、「挿入」、「標準モジュール」を選択します。

③右ペインのウインドウに上記のマクロを入力します。

こちらで完了です。

早速実行してみよう

①「開発」タブの「マクロ」をクリックし「Outlookの連絡先を更新する」を選択し、「実行」をクリックします。

②確認画面がでたら「はい」を選択し、以下のメッセージがでたら完成です!

Outlookの連絡先を確認してみる

さっそくOutlookの連絡先が更新されているか確認してみましょう。

変更前は以下の通り3人の登録しかありません。

変更後は、

はい!変わっていますね!

詳細情報もみてみましょう。

Excelの内容が反映されていますね!

今回のVBAについて説明

フラグを一つ追加しました。これはExcel側の既存連絡先が含まれていた時にOutlook連絡先の既存のアイテムへ反映するか否かを選択するものです。

Outlook連絡先の既存アイテムへも反映させる場合は”1″を指定してください。既存アイテムへの反映はせずに新規登録のみ行いたい場合は”1″以外(”o”でOKです)を指定してください。

Kizonhanei = “1”

Excel側の連絡先一覧の件数分処理を繰り返すように設定します。

For i = lnContactCount To Cells(1, 1).End(xlDown).Row

で、「Find」メソッドを使用し、連絡先の第一メールアドレスをキーにしてOutlookの連絡先のレコードを検索します。
「Find」メソッドの構文は以下の通りです。

oFolder.Items.Find("[項目] = '値'")

項目[Email1Address]が第一メールアドレスのことで、Cells(i, 8)はメールアドレスが格納されているセルの値を参照しています。

Set olItem = olConItems.Find(“[Email1Address]='” & Cells(i, 8) & “‘”)

既存アイテムの編集処理となります。
オブジェクトolItemのタイプが”ContactItem”かつフラグが1だったときにセルの値をOutlookに格納する処理を行います。

次に検索該当なしの場合は“Nothing”となり、前回は処理をスキップしていましたが、今回は新規に登録する処理を追加しました。

CreateItemメソッドはOutlookアイテムを追加するメソッドで、変数(olContactItem)は連絡先のタイプとなります。つまり空の連絡先アイテムをolItemオブジェクトへセットする内容となります。

Set olItem = olApp.CreateItem(olContactItem)

続いて空の連絡先アイテムへ値を代入していきます。
With olItem
‘連絡先の各項目へ値を代入
.CompanyName = Cells(i, 1)
.Department = Cells(i, 2)
.LastName = Cells(i, 3)
.YomiLastName = Cells(i, 4)
.FirstName = Cells(i, 5)
.YomiFirstName = Cells(i, 6)
.Email1Address = Cells(i, 8)
.MobileTelephoneNumber = Cells(i, 10)
End With
‘Outlookの連絡先へ保存
olItem.Save
End If

仕上げにOutlookの連絡先へ保存します。

olItem.Save



マクロ実行ボタンを設置

マクロ実行ボタンを設置するとさらに操作がカンタンで便利です。

①「開発」タブをクリックし、「挿入」、「フォームコントロール」の左上のアイコンをクリックします。

③設置するボタンのサイズをマウスをドラックして決めます。

②実行するマクロを選択します。「Outlookの連絡先を更新する」を選択しましょう。

③設置したボタンに名前を入れましょう。

これで完成です!

PC入れ替えの時や新規着任者のPCに連絡先を登録したい場合は、ボタンぽちでできるので非常に楽ですね。

さいごに

いかがでしょうか。今回でExcelからOutolook連絡先を更新する説明は完了となります。

これら方法を実務で活用していただければとてもうれしく思います。

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